De inzet van het dashboard in de praktijk bestaat uit 5 stappen. Deze stappen vormen gezamenlijk een doorlopende ontwikkelcyclus
1 Voorbereiden en implementeren
1.1 INTAKE Voorafgaande aan iedere inzet vindt een gesprek plaats tussen organisatie en DDO-consultant. In dit gesprek wordt de oprechte bereidheid van een organisatie verkend, om echt te willen/kunnen ontwikkelen. Een organisatie die niet serieus aan de slag wil met de resultaten adviseren wij geen gebruik te maken van het dashboard. Mensen serieus bevragen, impliceert dat je medewerkers serieus neemt, dit schept verwachtingen. Als deze verwachtingen op voorhand niet waargemaakt kunnen worden, heeft de inzet van het dashboard een averechts effect.
Op basis van de intake kunnen specifieke vragen toegevoegd worden.
De organisatie levert een lijst aan met email-adressen van alle deelnemers.
1.2 UITNODIGEN EN ENTHOUSIASMEREN DEELNEMERS Alle medewerkers ontvangen via email een persoonlijke uitnodiging en unieke inlogcode via email. Deelnemers ontvangen een reminder als ze niet binnen de gestelde tijd hebben ingevuld.
Om draagvlak en enthousiasme binnen de organisatie te vergroten, kan er optioneel voor gekozen worden om een informatiebijeenkomst te organiseren. Hier kan nadere toelichting worden gegeven en kunnen vragen beantwoord worden.
2 Uitvoering
2.2 INVULLEN VRAGENLIJST Medewerkers ontvangen een inlogcode. Hiermee krijgen ze toegang tot een eigen persoonlijke, afgeschermde omgeving. In deze omgeving kunnen ze volledig anoniem een vragenlijst invullen. De resultaten hiervan worden direct berekend en zichtbaar in een persoonlijk dashboard.
Door het beantwoorden van vragen over het persoonlijk dashboard worden deelnemers gestimuleerd om te reflecteren, mogelijke knelpunten te (h)erkennen en aan te pakken. En om verandering te borgen en bespreekbaar te maken binnen de organisatie.
2.2 BESPREKEN PERSOONLIJKE ONTWIKKELDOELEN Afhankelijk van de afspraken met de organisatie kan er voor gekozen worden om de resultaten na te bespreken met de medewerker. Dit wordt bij een eerste afname nadrukkelijk geadviseerd.
Het individueel reflectiegesprek vindt plaats met een onafhankelijke professional. Dit draagt bij aan daadwerkelijke individuele gedragsverandering. Tevens vormen de ‘verhalen van de deelnemers’, belangrijke aanvullende informatie, waarmee de organisatieresultaten optimaal vertaald kunnen worden.
3 Analyse en terugkoppeling
3.1 RESULTATEN ANONIEM SAMENGEVOEGEN Het is voor een organisatie van levensbelang om goed te weten wat er leeft onder de medewerkers. De samengevoegde vragenlijsten geven een betrouwbaar beeld. Dit wordt zichtbaar in het organisatie dashboard. De werkgever/opdrachtgever krijgt geen inzicht in de individuele scores, zodat de anonimiteit gewaarborgd blijft.
3.1 BESPREKEN VAN RESULTATEN MET LEIDING De resultaten, weergegeven in het organisatie dashboard, worden door de DDO-consultant besproken met leiding/directie. Hierbij zullen de belangrijkste, meest opvallende of dringende zaken worden besproken. Op basis hiervan worden interventievoorstellen gedaan door de DDO-professional. Ook wordt de interne terugkoppeling besproken en voorbereid.
3.2 INTERNE TERUGKOPPELING BINNEN ORGANISATIE Voor een breed draagvlak in de organisatie worden de resultaten van het organisatie dashboard gedeeld met de gehele organisatie. Indien mogelijk/nodig worden tegelijkertijd interventie voorstellen gedaan.
4 Interventie
4.1 BELANGRIJKSTE ONTWIKKELPUNTEN Leiding, directie, MT, krijgen duidelijk inzicht in de belangrijkste ontwikkelpunten van hun organisatie, en kunnen hiermee direct aan de slag.
4.2 KIEZEN EN INZET PASSENDE INTERVENTIE De interventies, veranderingen zijn in de praktijk zeer divers. Van concrete praktische veranderingen, zoals bijvoorbeeld aanpassing van werktijden, veranderingen in het werkproces, waardoor direct minder werkdruk, betere communicatie door invoeren regulier overleg. Workshops over gezonder leven. Maar ook aanpassingen in het beloningsbeleid, aan de slag met employer branding, ontwikkelen van opleidingsbeleid en vele andere concrete, praktische oplossingen voor duidelijke, belangrijke aandachtspunten.
De DDO specialisten zijn graag bereid mee te denken en te adviseren over de inzet en uitvoering van zinvolle interventies.
5 Effectmeting en vervolgmeting
5.1 NULMETING Dashboard Duurzame Ontwikkeling geeft een goed beeld van de organisatie op het moment van afname.
5.2 EFFECTEN EN TREND Organisaties staan niet stil, er is voortdurend ontwikkeling in al dan niet positieve richting. Tegelijkertijd verandert de wereld om ons heen ook voortdurend, dat heeft ook zijn effect op organisaties. Om het effect van de ingezette interventies en overige ontwikkelingen te meten, is het verstandig om de meting op frequente basis te herhalen. Tijdig inzicht in trends en veranderende ontwikkelpunten biedt de mogelijkheid tijdig bij te sturen. Veel organisaties kiezen voor een jaarlijkse, of twee jaarlijkse (voortgangs)meting.